Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 2020 für Kleinunternehmer in Österreich

2. Belege sammeln

  • Digitale Rechnungen erstellen
  • Papier-Belege digitalisieren
  • Digitale Belege sicher archivieren

3. Belege aufzeichnen

4. Belege auswerten

Als Kleinunternehmer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selber machen?

Option A: Selber machen

Sie machen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selbst und übermitteln selbstständig über Finanzonline Ihre Einkommensteuererklärung. 

52 % der KU-Tabelle Nutzer machen die EA-Rechnung ohne einen Steuerberater.

Option B: Buchhalter zum Jahresabschluss

Sie machen zum größten Teile Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selbst, holen Sie sich aber am Jahresende einen Buchhalter zur Hilfe, um Ihre Buchhaltung zu überprüfen und die Jahreserklärungen zu übermitteln. 

Option C: Buchhalter

Der Buchhalter übernimmt für Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und haftet auch dafür. Um Kosten zu sparen werden manchmal vom Unternehmer Belege vorsortiert.

Vorteile

Über Finanzen Bescheid wissen

Vielen sehen die eigene Buchhaltung als aufgezwungenes Übel vom Finanzamt.

Fakt ist aber, dass die Buchhaltung besonders für Sie als Selbstständiger selbst nützlich ist.

Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn zu ermitteln bieten Ihnen wertvolle Auskünfte wie es um Ihr Unternehmen tatsächlich steht und nicht nur wie es sich für Sie anfühlt.
Auch wenn Zahlen nicht das Wichtigste sein sollten, sind sie doch ein praktisches Mittel um sich messbare Ziele zu setzen, Schwächen (vermeidbare hohe Ausgaben) auszumerzen und Stärken (erfolgreiche Einnahmequellen) zu fördern.

Zu unserem wertvollsten Besitz gehört unsere Lebenszeit. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hilft Ihren Jahresgewinn zu ermitteln. Wenn Sie zudem freiwillig Ihre Arbeitsstunden aufzeichnen, wissen Sie am Jahresende wie viel Sie pro investierter Lebensstunde verdient haben. Diese Erkenntnis könnte Ihre Lebensziele beeinflussen.

Belege verschlingen ohnehin den meisten Aufwand

Egal Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten oder Ihre Buchhaltung selbst machen: Sie müssen Rechnungen schreiben, Belege sammeln und sicher archivieren.

Genau darin steckt der meiste Zeitaufwand der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Als Kleinunternehmer Kosten sparen

Besonders für Kleinunternehmer und Neugründer heißt es Kosten sparen, wo es nur geht. Oft ist man sich als Neugründer noch gar nicht sicher, ob die Selbstständigkeit überhaupt zum Erfolg führen wird.

Da für Kleinunternehmer der komplexeste Teil der EA-Rechnung, die Umsatzsteuer, meistens wegfällt, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oft recht einfach selbst umzusetzen. Dann kommen die min. 500 € die Sie ein Buchhalter pro Jahr kostet nicht herein.

Wenn Sie einmal mit den Abläufen Ihrer Buchhaltung vertraut sind, brauchen Sie ca. 1–4 Stunden (je nachdem wie viele Belege) pro Monat für Ihre Buchhaltung.

Wenn Sie in der Gründungsphase größere Investitionen tätigen, können die Kosten eines Steuerberaters durch Empfehlungen von Steueroptimierungen wieder hereinkommen

Unabhängigkeit von Anfang an

Manche Unternehmer fühlen sich ohne die Hilfe eines Buchhalters hoffnungslos verloren.

Wenn Sie allerdings die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung grundlegend verstehen, werden Sie sehen, dass die Grundlagen relativ einfach zu erlernen und verstehen sind.

Besonders als Kleinunternehmer können Sie eine vereinfachte Version der EA-Rechnung lernen und später beim Umstieg auf die Vorsteuerabzugsberechtigung Lücken in Ihrem Wissen auffüllen. 

Nachteile

Zeitaufwand

Sie brauchen besonders ganz am Anfang einiges Zeit um das Grundkonzept der EA-Rechnung und die Rechtsvorschriften die für Ihre Unternehmen relevant sind zu entdecken und zu verstehen.

Weiters muss man monatlich mit 1-4 Stunden für das Sortieren und aufzeichnen der Belege rechnen. 

Am Jahresende noch ein paar Stunden zum Überprüfen der EA-Rechnung und Belege und Übermittlung der Einkommensteuererklärung durch das Formular E1a.

Weiter unten auf dieser Seite finden Sie Tipps, um die EA-Rechnung effektiv zu erlernen.

Risiko (4 Beispiele für KUs)

Wenn Sie die EA-Rechnung ausschließlich selbst machen, haften Sie auch selbst für Ihre Berechnungen und Angaben.

Vielen scheuen sich deshalb aus Angst vor Fehlern für die eigene Buchhaltung zu haften.

Vorweg: Für Kleinunternehmer ist das Risiko, wenn nicht bewusster Steuerbetrag stattfindet, überschaubar.

Um das Risiko besser abschätzen zu können, sehen wir uns 4 Beispiel-Fehler, an die einem Kleinunternehmer bei der EA-Rechnung passieren können:   

  1. Überschreiten der Kleinunternehmer-Grenze: Die größte Gefahr für einen Kleinunternehmer liegt beim Übersehen und Überschreiten Kleinunternehmer-Umsatzgrenze (Jahr 2020: € 35.000 netto + 15 % Puffer einmalig alle 5 Jahre). Falls so was am Jahresende aufkommt, muss die gesamte Umsatzsteuer die durch ausgestellten Rechnungen im Laufe des Jahres entstanden wäre, nachbezahlt werden.
    Beispiel: 50.000 € Brutto-Einnahmen = ca. 42.000 € netto = bei 20 % Steuersatz ca. 8000 € Umsatzsteuer (+ evtl. Verzugszinsen) zu bezahlen
  2. Reverse Charge Umsatzsteuer nicht bezahlt: Wenn Rechnungen für Dienstleistungen aus dem Ausland erhalten wurden, es zum Übergang der Steuerschuld gekommen ist und diese Umsatzsteuer nicht dem Finanzamt bezahlt wurde (siehe WKO-Details)
    Beispiel: Dienstleistungen über 1000 € von Freelancer aus Deutschland empfangen; Rechnung mit Übergang der Steuerschuld = 200 € Umsatzsteuer (+ evtl. Verzugszinsen) nachzahlen
  3. Überschreiten der Erwerbsschwelle: Wenn Waren aus dem EU-Ausland gekauft wurden und die jährliche Erwerbsschwelle (€ 11.000 netto) überschritten wurde und keine Erwerbssteuer ans Finanzamt bezahlt wurde (siehe WKO-Details)
    Beispiel: Waren für 20.000 € netto aus Italien geliefert bekommen = 9.000 € über Erwerbsschwelle = 1800 € Erwerbssteuer (+ evtl. Verzugszinsen) nachzahlen
  4. Falsche Einkommensteuererklärung: Nehmen wir an, Sie verbuchen Ausgaben in Ihrer EA-Rechnung, die das FA nicht als Betriebsausgabe anerkennt.
    Worst-Case Beispiel: Betrieblichen Einnahmen: 35.000 €, betrieblichen Ausgaben: 0 € = 35.000 € Jahresgewinn= ca. 6000 € Einkommensteuer zu bezahlen

Punkt 1 mit dem Überschreiten der Kleinunternehmer-Grenze ist am riskantesten, die Fälle von Punkt 2 und 3 betreffen im Vorhinein nur wenige KUs und das Risiko von Punkt 4 ist überschaubar.

Wie kann ich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erlernen und umsetzen?

Am besten so praxisnah wie möglich. Verschwenden Sie keine Zeit für Informationen die für Sie Kleinunternehmer nicht relevant sind (z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung). Legen Sie mit einem Geschäftskonto und für Kleinunternehmer angepasstes Buchhaltungsprogramm los und füllen Sie dann Schritt für Schritt die Lücken in Ihrem Wissen auf. Stellen Sie mit der Hilfe eines Steuerberaters sicher, dass Sie alles richtig verstanden haben.

1. Geschäftliches Bankkonto anlegen

Im ersten Schritt ein geschäftliches Konto anzulegen ist ein Quick-Win beim Umsetzen der EA-Rechnung. In der einfachsten Form fließen nämlich alle meine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über mein betriebliches Konto. Mein Kontoauszug übernimmt und beweist damit schon meine halbe EA-Rechnung.

Vorteile eines Geschäftskontos (aufklappen)

Sie können auch Ihr privates Konto verwenden, aber ein reines Geschäftskonto bringt Vorteile und mittlerweile sind sogar kostenlose Anbieter verfügbar.

Mit einem getrennten Geschäftskonto bewahren Sie eine bessere Übersicht über Ihre Finanzen und sparen monatlich Zeit, weil Sie keine privaten Buchungszeilen ausfiltern müssen.

Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie außerdem keine privaten Buchungszeilen erklären. 

Kontoauszüge lassen sich übrigens als CSV-Datei exportieren und diesen können einfach in die EA-Tabelle eingefügt werden. 

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N26 Geschäftskonto

Kostenloses geschäftliches Bankkonto mit Mastercard. Firmensitz in Deutschland. Ohne Zinsen, aber mit 0,1 % Cashback für Einkäufe und 100.000 € Einlagensicherung

» Zur N26 Business Website (*)

Holvi Geschäftskonto

Kostenloses für Selbstständige optimiertes Geschäftskonto mit Mastercard. Firmensitz in Finnland. Ohne Zinsen und Einlagensicherung. 

» Zur Holvi Website (*)

2. Buchhaltungsprogramm wählen

Besser zuerst die Buchhaltung lernen und dann ein Programm suchen? Nicht unbedingt, es ist wahrscheinlich effektiver zuerst mit einem Buchhaltungsprogramm zu starten und sofort mit dem praxisnahen Umsetzen zu beginnen.

Funktionsumfang üblicher EAR-Programme (aufklappen)

Zum Funktionsumfang dieser Programme gehören:

  • Einnahmen-Ausgaben-Journal (oder Kassa- und/oder Bankbuch) zur Aufzeichnung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben
  • Anlagenverzeichnis zur Aufzeichnung von Gegenständen (seit 2020 über 800 € netto) die über mehrere Jahre für das Unternehmen verwendet werden
  • Wareneingangsbuch zur Aufzeichnung von Wareneinkäufe die zum Weiterverkauf bestimmt sind
  • Fahrtenbuch zur Aufzeichnung von Kilometergeld

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KU-Tabelle

Verknüpft die jahrelang bewährte und erfolgreiche Funktionalität von Kalkulationsprogramme wie Excel und die österreichische EA-Rechnung für Kleinunternehmer. Von Einnahmen-Ausgaben-Journal, Auswertung für Formular E1A und Formular U1, Anlagenverzeichnis, Wareneingangsbuch über Fahrtenbuch – die KU-Tabelle bietet alles was das Herz eines österreichischen Kleinunternehmers begehrt.

» Zur KU-Tabelle

Bookamat

Eines der wenigen, wenn nicht das einzige, für Österreich maßgeschneiderte Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen Buchhaltungsprogramm, das sowohl einfach als auch benutzerfreundlich ist.
Preis: 100 € netto pro Jahr (30 Tage kostenlose Testlaufzeit)

» Zur Bookamat Website (*)

3. Mit Buchhaltungsprogramm starten und Fragen notieren

Während Sie Ihr neues Buchhaltungsprogramm kennenlernen werden wahrscheinlich Fragen auftauchen. Notieren Sie sich diese Fragen.

Beispiele:

  • Was ist Reverse Charge? 
  • Was ist der Unterschiede Soll- und Ist-Besteuerung?
  • Was ist das Abfluss-Zufluss-Prinzip?
  • Was ist die Brutto- oder Netto-Methode?

4. Mit vertrauenswürdigen Quellen Wissenslücken auffüllen

Lesen Sie sich die kostenlosen Infomaterialien von der WKO und dem BMF oder lesen Sie bei anderen vertrauenswürdigen Quellen zur EA-Rechnung ein.

Starten Sie am besten mit der kostenlosen WKO-Broschüre zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (siehe weiter unten)

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Broschüre

Von Wirtschaftskammer Österreich

 WKO Broschüre herunterladen
(kostenlos – 0,2 MB – PDF – Version Jänner 2020 – Quelle)

BMF Steuerleitfaden

Vom Bundesministerium für Finanzen

Steuerleitfaden herunterladen
(kostenlos – 4 MB – PDF – Version Juli 2019 – Quelle)

Handbuch für Einnahmen-Ausgaben-Rechner

Linde Verlag | Autoren: Pernt, Berger, Unger

Zum Buch auf der Linde Website
(ab 42€ – E-Book oder Buch – 4. Auflage 2018)

4. Antworten und neue offene Frage notieren

Notieren Sie sich die Antworten auf Ihre zu Beginn gestellten Fragen. Notieren Sie sich neue Fragen, die während dem Lesen entstanden sind.

5. Beratung vom FA und/oder Steuerberater einholen

Sie haben einzelnen spezifische Fragen? Sie können Ihr zuständiges Finanzamt dazu telefonisch oder schriftlich über Finanzonline (Weitere Services > Sonstige Anträge > Sonstige Anbringen und Anfragen) befragen.

Möchten Sie sicherstellen, dass Sie die EA-Rechnung richtig verstanden haben? Machen Sie sich Notizen und besprechen Sie diese mit einem Steuerberater. Sie sparen Zeit und Geld, wenn Sie sich vor dem Treffen gut vorbereiten.

Hilfsprogramme

Diese Programme können mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verknüpft werden und können Ihr Unternehmerleben bereichern. 

Wallet Finanzapp

Kostenlose Android und iOS App zur Aufzeichnung privater Ausgaben und Einnahmen. Geben Sie zusätzlich die monatlich berechneten Gewinne/Verluste Ihrer EA-Rechnung ein und Sie haben den vollen Überblick über Ihre gesamten Finanzen.

» Zur Wallet Website

Toggl Zeitaufzeichnung

Kostenloses Programm (Apps, PC und Web) zur Stundenaufzeichnung Ihre Projekte. Ermitteln Sie nicht nur Ihren Gewinn, sondern in den Gewinn Relation zur Ihre Arbeitszeit.

Tipp: Stundenaufzeichnung lassen sich pro Projekt in die EA-Tabelle importieren und auswerten

» Zur Toggl Website

(*) Falls Sie über diesen Partner-Link ein Produkt kaufen, erhalte ich eine Vermittlungsprovision.

Neu in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 2020

Quelle: BMF Pressemeldung

Kleinunternehmergrenze wird auf 35.000 € angehoben

Vielleicht geht es sich mit der neuen 5000 € höheren Grenze aus, weiter Kleinunternehmer zu bleiben?
Wenn Ihre Kunden hauptsächlich private Kunden sind, können Sie dasselbe Produkt zu einem geringeren Preis anbieten verkaufen (ohne MwSt.). Sie sparen außerdem Zeit in der Buchhaltung

Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 €

Unter 800 € geht sich schon ein schöner Computer aus. Dieser müsste ab 2020 nicht mehr ins Anlagenverzeichnis und nicht mehr über 3 Jahre abgeschrieben werden.

Gegenstände unter 800  (bisher 400 €) sind nun geringwertige Wirtschaftsgüter und dürfen sofort als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Eine Eintragung ins Anlagenverzeichnis ist nicht notwendig.

Pauschalierung für Kleinunternehmer

Zur Vereinfachung der Einkommensteuererklärung für kann ein Kleinunternehmer nun wählen, ob die Einkommensteuer mit den tatsächlichen oder pauschal ermittelten Betriebsausgaben berechnet werden soll.

Die Betriebseinnahmen müssen nach wie vor mit Belegen genau aufgezeichnet werden. 

Bei der Pauschalierung wird einfach angenommen, dass die Betriebsausgaben 45 % oder für Dienstleistungsunternehmen 20 % von den Betriebseinnahmen sind. 

Wenn Sie kaum Betriebsausgaben haben, können Sie also damit Einkommensteuer und Zeit sparen, weil keine Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.

Mit der KU-Tabelle lässt sich auch die bisher übliche Einkommensteuerklärung einfach bewältigen.

 

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Haftungsausschluss

Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.