Kleinunternehmer Einnahmen Ausgaben Journal

Das Kernelement der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und auch der KU-Tabelle ist die Eingabe von Einnahmen (im Blatt E) und die Eingabe von Ausgaben (im Blatt A, WEB, AV und FB).

Aktualisiert am: 5.5.2019

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 Für Einnahmen und Ausgaben relevante Informationen

Erklärungen für Spalten in der KU-Tabelle die sowohl für Einnahmen (Blatt E) als auch für Ausgaben (Blatt A) relevant sind

Belegnummer

PFLICHTFELD

Die Belegnummer ist eine chronologisch aufsteigende laufende Nummer um a.) Einnahmen- oder Ausgaben-Zeilen mit dem b.) dazugehörigen Beleg (z. B. Rechnung) und der c.) Buchungszeile am Kontoauszug zu verknüpfen.

» Details zur Belegnummer/Belegkreise aufklappen

  • Die goldene Regel der Belege: Keine Buchung ohne Beleg! Sie müssen jede Zeile in Ihrer Buchhaltung dem Finanzamt“erklären“ können
  • Sortieren Sie Ihre Belege chronologisch aufsteigend. Das ist üblicherweise so wie die Buchungszeilen am Kontoauszug aufscheinen oder als Zahlung eingegangen sind. (siehe Spalte TAG)
  • Überspringen Sie keine Nummer
  • Damit Sie den Beleg später wieder schnell finden, sollten Sie die Belegnummer auch am Beleg selbst vermerken. Auf einem Papierbeleg notieren bzw. bei einem PDF-Beleg z. B. im Dateinamen.

Wenn also das Finanzamt sagt:
Wo ist der Beleg für die Belegnummer XY?
Dann sollten Sie genau wissen in welchem Ordner (physisch oder digital) der Beleg zu finden ist.

Übrigens: Die Belegnummer ist nicht mit der Rechnungsnummer zu verwechseln, denn oft werden Rechnungen nicht in der Reihenfolge, in der sie ausgestellt wurden, bezahlt.

Belegkreise

Sie können ein Präfix vor die Belegnummer schreiben, um Belege zu gruppieren. Z. B. Alle Ausgaben-Belegen beginnen mit „A“: A1, A2, A3, …

z. B.: A-01-1
A = Ausgaben-Journal
01 = Monat Jänner
1, 2, 3, usw. = Lfd. Nummer

Falls Sie z. B. zusätzlich betriebliche Ausgaben mit verschiedenen Zahlarten bezahlen, empfiehlt sich auch die Zahlart in die Belegnummer zu integrieren.

z. B. A-01-PP-1
01 = Monat Jänner
PP = PayPal: Die Buchungszeile ist am Paypal Kontoauszug zu finden
1, 2, 3, usw. = Lfd. Nummer

» Weniger Details

Projekt

Damit ordnen Sie eine Einnahme oder Ausgabe einem im Blatt Einstellungen definierten Projekt zu.

Die Eingabe ist optional und wenn Sie die Zelle leer lassen, wird der Betrag automatisch dem Projekt ALLGEMEIN zugeordnet.

BETR-EINNAHME/AUSGABE

AUTOMATISCHE BERECHNUNG

Steht für betriebliche Einnahme oder Ausgabe und ist der Betrag der für die Berechnung der Einkommensteuer (Blatt E1A), im Blatt Gewinn, Projekte, A-ART und E-ART verwendet wird. Das ist der Brutto-Betrag unter Berücksichtigung des betrieblichen Anteils.

Monat und Tag

PFLICHTFELD

In der EA-Rechnung gilt grundsätzlich das Datum, an dem die Ausgabe bezahlt wurde bzw. das Datum, an dem Einnahme erhalten wurde. Das wird auch als „Zufluss-/Abflussprinzip“ bezeichnet.

» Details aufklappen

Wählen Sie also den Monat bzw. Tag, in dem Sie eine Leistung oder Ware bezahlt haben, also am Kontoauszug aufscheint.

Ausnahme Anlagengüter (AG): Bei Anlagegütern gilt nicht das Datum der Bezahlung, sondern das Datum der Inbetriebnahme oder Herstellung. siehe Tabellenblatt AfA

» Weniger Details

Einnahmen/Ausgaben-Art

PFLICHTFELD

Mit Ausnahme des Fahrtenbuches muss in der EA-Tabelle jede betriebliche Ausgabe einer Ausgaben-Art bzw. jede betriebliche Einnahme einer Einnahmen-Art zugeordnet werden.

» Details aufklappen

Die EA-Arten sind notwendig für die Berechnung der Kennzahlen im Blatt E1A und zur Ermittlung des betrieblichen Anteils (siehe Spalte BTR-ANTEIL %) die direkt aus dem Blatt Einstellungen bezogen werden.

EA-Arten sind ein mächtiges Werkzeug um Einnahmen/Ausgaben die mehrfach vorkommen zu gruppieren und diese im Blatt E-ART und A-ART nach ihrer Wirtschaftlichkeit auszuwerten.

» Weniger Details

Kommentar

Eine genaue Beschreibung jeder Buchungszeile ist zwar nicht zwingend notwendig, könnten Ihnen aber dabei helfen Einnahmen und Ausgaben später schneller zu identifizieren.

Tipp: Nutzen Sie diese Spalte unbedingt für Korrekturbuchungen, damit Sie diese Zeilen später selbst nachvollziehen können.

Betrag Brutto €

PFLICHTFELD

Geben Sie den brutto Eurobetrag, also den Betrag inklusive der Steuer, ein. Das ist üblicherweise der Betrag, der am Kontoauszug aufscheint.

» Details aufklappen

Dieser Wert ist die Grundlage für die Berechnung der BETR-AUSGABE € und wird im Blatt ZA bzw. UST direkt verwendet. Der Wert darf also nicht leer bleiben.

Tipp: Als Gedächtnisstütze für Brutto und Netto merken Sie sich einfach, dass Netto mit N wie niedriger beginnt. Brutto ist also der größere und Netto der kleinere Betrag.

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ZAHLART

Mit welchem Zahlungsmittel haben Sie die Ausgabe bezahlt bzw. die Einnahme erhalten?
Wählen Sie eine der Zahlarten die Sie im Blatt Einstellungen definiert haben.

» Warum eine Zahlart angeben? (aufklappen)

  1. Sie sehen auf einem Blick auf welchem Kontoauszug Sie die Ausgaben bzw. Einnahmen finden
  2. Sie können die Brutto-Beträge im Blatt Zahlarten auswerten. Durch die Prüfsummen können Sie damit sicherstellen, dass keine Buchungszeile übersehen wurden.

Falls Sie die Zelle leer lassen wird der Betrag automatisch im Blatt ZA unter OHNE TRANSAKTION eingeordnet

» Weniger Details

BETR-ANTEIL %

AUTOMATISCHE BERECHNUNG

Der betriebliche Anteil wird basierend auf der Einnahmen- bzw. Ausgaben-Art aus dem Blatt Einstellungen bezogen.
Eine leere Zelle steht für 100 % – eine vollständig betriebliche Einnahme bzw. Ausgabe ohne Privatanteil.

 

Nur für Einnahmen relevante Informationen

Erklärungen für Spalten, die nur für Einnahmen relevant sind.

UID

Die Umsatzsteuer-ID (UID) vom Rechnungsempfänger ist nur für innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse Charge Leistung relevant. Diese Nummer ist für die Zusammenfassende Meldung, die das FA verlangt, notwendig.

Die Zusammenfassende Meldung ist seit der Version 2020 in der EA-Tabelle implementiert.

Umsatzsteuer-Art

Keine Angabe (leere Zelle)

Wird als steuerfreier Umsatz ohne Vorsteuerabzugsberechtigung (eines Kleinunternehmers) verstanden. Deshalb werden Kleinunternehmer für die meisten Einnahmen die Spalte „Umsatzsteuer-Art“ leer lassen.

Reverse Charge

Bedeutet, die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger (in der EU) über.

» Beispiel und Details für Kleinunternehmer aufklappen

Reverse Charge Beispiel

Sie erbringen eine Dienstleistung an einen anderen Unternehmer in der EU. Unter Verwendung der UID-Nummern und mit einem Hinweis auf die Umsatzsteuerschuld stellen Sie eine Rechnung ohne USt aus. Der Empfänger muss selbst dafür sorgen, dass die Rechnung im Land seines Firmensitzes richtig versteuert wird.

Zudem müssen Sie über Finanzonline eine Zusammenfassende Meldung (siehe Blatt ZM in der EA-Tabelle) erstellen.

Reverse Charge Beispiel Kleinunternehmer

Ein Kleinunternehmer erbringt eine Werbedienstleistung an einen deutschen Unternehmer. Der Ort der Dienstleistung, nach dem sich die Versteuerung des Umsatzes richtet, liegt in Deutschland. Die Diensleistung ist in Österreich weder steuerbar noch steuerpflichtig. Sofern der Kleinunternehmer in Deutschland keinen (Wohn-)Sitz noch eine Betriebsstätte hat, geht die Steuerschuld auf den deutschen Leistungsempfänger über. Es ist daher eine entsprechende Netto-Rechnung mit UID-Nummer auszustellen und der Leistungsempfänger hat sodann die deutsche Umsatzsteuer zu berechnen und in seiner (deutschen) Umsatzsteuervoranmeldung auszuweisen. Der Kleinunternehmer hat den Umsatz dem zuständigen österreichischen Finanzamt in einer ZM zu melden.

Quelle: WKO

» Weniger Details

Nur für Ausgaben relevante Informationen

Erklärungen für Spalten, die nur für Ausgaben relevant sind.

Vorsteuer-Art

Keine Angabe (leere Zelle) = 0 %

Wird als nicht steuerbare Ausgabe verstanden (ehemals 0% VST). Das bedeutet die EA-Tabelle berücksichtigt den Betrag nicht für Berechnungen der Umsatzsteuer (im Blatt UST).

Deshalb werden Kleinunternehmer für die meisten Ausgaben die Spalte „Vorsteuer-Art“ leer lassen.

Reverse Charge 20%
Reverse Charge 13%
Reverse Charge 10%

Reverse Charge (der englische Begriff innerhalb der EU) steht für Leistungen, bei denen die Steuerschuld (VAT) auf den Leistungsempfänger übergeht.

Je nachdem wie die dieselbe Leistung von inländischen Leistungserbringern zu versteuern wäre, ist 10%, 13% oder (üblicherweise) 20% auszuwählen.

» Die vier Anwendungsfälle dieser Steuer-Art (aufklappen)

Die 4 Anwendungsfälle der Reverse Charge Vorsteuer-Art

Das sind alle betrieblichen Ausgaben für Leistungen die im Formular U30/U1 unter der Kennzahl 057 zu deklarieren sind. 

  1. Sonstige Leistungen und Werklieferungen (z.B. Errichtung eines Gebäudes) die Ihnen ein ausländischer Unternehmer/eine ausländische Unternehmerin erbringt (§ 19 Abs. 1 zweiter Satz)
  2. bestimmte Strom- und Gaslieferungen durch ausländische UnternehmerInnen (§ 19 Abs. 1c)
  3. Umsätze aus der Übertragung von Treibhausgasemissionszertifikaten (§ 19 Abs. 1e lit. a) sowie Umsätze aus der Lieferung von bestimmten Mobilfunkgeräten und integrierten Schaltkreisen, wenn das in der Rechnung ausgewiesene Entgelt mindestens 5.000 Euro beträgt (§ 19 Abs. 1e lit. b)
  4. Lieferungen an den inländischen Empfänger/die inländische Empfängerin im Rahmen eines Dreiecksgeschäftes (Art. 25 Abs. 5)

Quelle: Formular U1a 2018 S.3 Zahl 19

Fall 1 kommt mit Sicherheit am häufigsten vor: Sie als Unternehmer beziehen eine Dienstleistung von einem ausländischen Unternehmen.

Im Internetzeitalter kommt das sehr häufig vor: Logo von einem Designer aus Indien, Werbeanzeigen von einer Firma in Deutschland, usw.

Die Umsatzsteuerschuld geht in diesen Fällen auf Sie als Rechnungsempfänger über.

Bei der Rechnungslegung ist u. a. die UID-Nummer und ein Hinweis auf die Steuerschuld Voraussetzung. 

» Weniger Details


» Kleinunternehmer und Reverse Charge/UID-Nummer Details (aufklappen)

Reverse Charge als Kleinunternehmer

Von der Reverse Charge Regelung sind auch Kleinunternehmer nicht ausgenommen.

Ein deutsches Beratungsunternehmen, das über keine inländische Betriebsstätte verfügt, erstellt für einen Kleinunternehmer einen Businessplan. Das dafür verrechnete Honorar unterliegt der österreichischen Umsatzsteuer. Das deutsche Beratungsunternehmen weist keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aus. Der Kleinunternehmer hat die Umsatzsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung zu erklären und an das zuständige österreichische Finanzamt abzuführen. Ein Vorsteuerabzug steht nicht zu.

Quelle: WKO 01.2019

Ausgaben dieser Art müssten in der EA-Tabelle mit „Reverse Charge 20%“ erfasst werden.

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» Kleinunternehmer und die UID-Nummer (aufklappen)

Kleinunternehmer und die UID-Nummer

Als Kleinunternehmer brauchen Sie im Fall von Reverse Charge eine eigene UID-Nummer um eine korrekte Rechnung ohne USt. erhalten zu können. Haben Sie keine UID-Nummer müsste die Rechnung ausländische USt. enthalten und zudem müssten Sie noch die österreichische USt. bezahlen!

Kann ein Kleinunternehmer eine UID-Nummer beantragen, ohne auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten?

Ja, es besteht die Möglichkeit, ohne Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung eine UID-Nummer beim örtlich zuständigen Finanzamt zu beantragen. Dazu ist ein entsprechender Antrag (Formular U 15) zu stellen, wobei anzugeben ist, dass ausschließlich Umsätze durchgeführt werden, die zum Ausschluss vom Vorsteuerabzug führen. Auch der Grund, warum eine UID-Nummer benötigt wird, ist hierbei anzugeben; ein solcher Grund kann insbesondere das Überschreiten der Erwerbsschwelle (siehe unten) oder der Verzicht auf diese sein.

Quelle: WKO 01.2019

» Weniger Details

Die KU-Tabelle deklariert die Reverse Charge Umsatzsteuer im Blatt UST durch die Kennzahl 057.


» Reverse Charge in der EA-Tabelle KU (aufklappen)

Die KU-Tabelle macht die aus Reverse Charge entstandene Umsatzsteuer geltend und ist unter ANS FINANZAMT ZU ZAHLEN enthalten.

Kleinunternehmer müssen die Umsatzsteuer quartalsmäßig (siehe WKO Steuerzahlungstermine > Umsatzsteuer) dem Finanzamt überweisen. Eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ist ohne Aufforderung vom Finanzamt nicht notwendig (Quelle BMF SelbstständigenBuch Juli 2017 S. 58). Am Jahresende ist allerdings eine Umsatzsteuerjahreserklärung U1 zu erstellen.

» Weniger Details

IG-Erwerb 20%
IG-Erwerb 13%
IG-Erwerb 10%

Innergemeinschaftlicher Erwerb steht für Warenlieferung, die Sie steuerfrei von einem anderen EU-Unternehmer erhalten haben. Voraussetzung war eine korrekte Rechnungslegung mit Hinweis und Ihrer UID-Nummer. Die Umsatzsteuerschuld ist dabei auf Sie übergegangen.

» Wann ist der IG-Erwerb für Kleinunternehmer relevant?

Kleinunternehmer und der IG-Erwerb

Kleinunternehmer gelten im Normalfall als „Schwellenerwerber“. Schwellenerwerber dürfen in Österreich in einem Kalenderjahr € 11.000,- (Schwelle im Jahr 2019) aus dem EU-Drittland mit der ausländischen USt erwerben (z.B. Waren aus Deutschland mit 19% USt kaufen) .

Übersteigen die Erwerbe aus dem EU-Ausland diese Schwelle, muss zusätzlich zur ausländischen USt, auch noch die österreichische Steuer in Form von Erwerbssteuer dem FA abgeführt werden.

Alternativ kann ein Kleinunternehmer schriftliche auf die Erwerbsschwelle verzichten und eine UID-Nummer beantragen. Dann kann der Kleinunternehmer ohne ausländische USt aus dem EU-Ausland einkaufen und der Erwerb wird nur einmalig in Österreich versteuert.

Quelle und mehr Details: WKO 01.2019

Bei Erwerben, die über die Jahresschwelle hinausgehen oder wenn Sie überhaupt auf Erwerbsschwelle verzichtet haben, wählen Sie bei aus Ausgaben dieser Art die Vorsteuer-Art IG-Erwerb 20%, IG-Erwerb 13% oder IG-Erwerb 10% aus. Je nachdem wie die hoch die UST bei einem ähnlichen Einkauf in Österreich ausgefallen wäre.

» Weniger Details

Die KU-Tabelle deklarierte diese Beträge über die Kennzahlen 070072, 073 und 008.

Beispiele: Wie verbuche ich in der KU-Tabelle …

… Geschäftsessen (Werbung)?

Sie finden diesen Fall übrigens in den Beispieldaten der KU-Tabelle.

  1. Erstellen Sie im Blatt Einstellungen eine Ausgaben-Art und nennen Sie diese beispielsweise Geschäftsessen 50 % Privatanteil und legen Sie unter BETR. ANTEIL % einen 50 % betrieblichen Anteil fest.
  2. Wählen Sie im Blatt A diese Ausgaben-Art aus.

… eine Ausgabe mit Privatanteile (Eigenbedarf)?

Sie legen im Blatt Einstellungen eine Ausgaben-Art an und legen BETR. ANTEILE % den jeweiligen betrieblichen Anteil (= Gegenteil vom Privatanteil/Eigenbedarf) fest. Die Ausgaben-Art wählen Sie dann (z. B. im Blatt A) für Ihre Ausgabe aus.

» Beispiel aufklappen

Beispiel: Handvertrag mit 60 % Privatanteilen

Beispiel Handyvertrag mit 60% Privatanteil Blatt Einstellungen

  1. Legen Sie im Blatt Einstellungen > Ausgaben-Arten eine neue Art Handyvertrag 60% Privat
  2. Schreiben Sie 40% oder 0.4 in der Spalte BETR. ANTEILE % (Zelle rechts daneben)
  3. Wählen Sie im Blatt A die AUSGABEN-ART Handyvertrag 60% Privat aus.

Beispiel Handyvertrag 60% im Blatt A

Die EA-Tabelle zieht nun automatischen den Privatanteil vom Brutto-Betrag ab

» Weniger Details

… private Einnahmen und Ausgaben?

Um Ihre EA-Rechnung übersichtlicher zu gestalten, am besten gar nicht.

Falls Sie dennoch private Buchungszeilen aufzeichnen möchten, erstellen Sie im Blatt Einstellungen eine neue Ausgaben- oder Einnahmen-Art und definieren Sie BETR. ANTEILE % mit 0 %.

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